Crystal, qui habite en Californie, fait partie du noyau dur du BarCamp Outre-Atlantique. S’appuyant sur son expérience de BarCampeuse, elle a concocté un pense-bête en 10 points pour bien organiser un BarCamp. La liste est publiée sur son blog cleverclevergirl.com. Son ami Franz, qui organise le BarCamp à Francfort, a publié la version allemande de cette liste sur son blog. A mon tour, je vous propose ici la version française, afin que les « best-practices » soient relayées également dans l’hexagone. Si vous constatez des erreurs de traduction, n’hésitez pas à me le signaler. Après tout, c’est une version beta 
Les traductions disponibles à ce jour :
(français) 10 étapes pour organiser un BarCamp
1. Imagines que tu aies envie d’organiser un BarCamp, même si tu n’en as pas le temps, qu’il te manque les bons contacts, ou que tu n’as aucune idée de ce que tu veux raconter dans « TA » session. Lances-toi et prévois une date (dans env. 6-8 semaines) après avoir vérifié sur www.upcoming.org qu’aucun autre événement ne se déroule au même moment. Tu pourras toujours changer la date plus tard, mais toutes les discussions du monde ne permettront sans doute pas de trouver une meilleure date que celle que l’organisateur prévoit lui-même. Les gens voudront savoir quand l’évènement aura lieu et c’est beaucoup plus convaincant de leur donner une réponse précise.
2. Prépare tes outils de collaboration
- Crée une page sur www.barcamp.org (ou sur un autre wiki si nécessaire). Une liste de wiki peut être trouvée ici. Vérifie que ton wiki gère quelques balises HTML simples (pour la mise en forme des liens, des listes à puces, des images et des titres). Les seules pages dont tu as besoin sont les suivantes : Page d’accueil, page d’enregistrement, page de plannification et page sponsor.
- Crée une mailing-list sur googlegroup (ou ailleurs) pour faciliter la collaboration entre les organisateurs.
- Met en place un moyen de collecte et d’organisation des adresses emails des participants. (Nous avons utilisé un compte gmail pour pemettre aux gens de s’enregistrer, de gérer une liste d’emails et pour envoyer des emails d’annonce et de rappels à tous les inscrits sans devoir passer par nos emails perso.
- Enfin, je conseille d’installer un compte skype ou un chat IRC ou MSN. Cela s’avère très utile pour mener des discussions en temps réel sans devoir passer par une rencontre physique plus difficile à organiser.
3. Occupes-toi de la partie design. Crée un logo pour ton BarCamp (ton logo peut être une simple variation de couleur du logo original ou quelque chose de plus original/personnel si tu as le temps). Crée une version vectorisée de ton œuvre d’env. 15 à 20 cm de large (pour tes t-shirts). A partir de cette version, crée une bannière web et 1 ou 2 variantes plus petites pour les blog (170 pixels de large).
4. Informe d’autres personnes que tu organises un BarCamp. Pour ce faire, procède de la manière suivante (en tenant compte d’éventuelles spécificités locales) : Publie ton événement sur la page d’accueil de www.barcamp.org et renvoies vers ta page sur barcamp.org ou sur un autre site créé pour l’événement. Publie l’événement sur www.upcoming.org. Fais en sorte que d’autres site web pertinents renvoient sur ton article (ou encore mieux, fais-toi interviewer). Contacte tous les bloggeurs que tu connais, donnes-leur les infos habituelles sur « c’est quoi un BarCamp ? », la date, et un article qu’il n’auront plus qu’à reprendre dans leur blog (et dis-leur vers quelle URL ils doivent renvoyer leurs lecteurs). Les gens parleront beaucoup plus facilement de toi si tu leur facilite la tâche – Les points mentionnés précédemment peuvent être réglés en un week-end, sauf si tu veux d’investir davantage dans le design du site ou du logo –
5. Réseaute intensément avec tous ceux qui répondront à tes articles. Confie rapidement des tâches à ceux qui proposent leur aide. Sois direct, sois ouvert et soi reconnaissant pour l’aide qu’ils te donnent. L’idéal et de permettre aux gens de choisir par eux-mêmes de quelle manière il souhaitent t’aider mais si nécessaire, quelques encouragements ciblés peuvent faire des miracles. Sois sincère, sachant que quelques mots gentils suffisent à faire avancer les choses.
6. Distribue les rôles suivants :
- Monsieur Sponsor : Il crée la maquette du message à envoyer aux éventuels sponsors. Il démarche les sponsors potentiels. Il centralise les infos, les logos (au format vectoriel) et l’argent des sponsors. Il gère la création des reçus (si nécessaire) en fin d’évènement. Il est ton « comptable » et son rôle est primordial.
- Monsieur Cantine : Ce n’est pas obligatoire mais c’est devenu un standard dans les BarCamps. Tu as X bouches à nourrir pendant 24 heures (ou plus), plus une soirée, un petit-déj’ de base et un repas de midi. Evidemment, tu ne pourras pas payer plus que ce que tes sponsors voudront bien te donner. Aussi, assures-toi que le petit-déj’ et le repas de midi soient pris en charge en premier puis finance autant que possible la soirée. Le mieux est de prévoir des plats simples (mais bons), quelques options au niveau crudités et d’essayer de garder les prix bas. C’est ici que sera ta plus grosse dépense.
- Monsieur T-shirt : Non seulement les gens aiment les T-shirts, mais ils sont très intéressants pour tes sponsors puisqu’ils constituent un support publicitaire commun idéal. En général, le T-shirt affichera ton logo BarCamp sur le recto et les logos des sponsors (intelligemment répartis) sur le verso (je recommande une impression monochrome). Bien que le choix en matière de t-shirts soit immense, les participants apprécieront un t-shirt de bonne qualité, coloré (pas juste noir ou blanc) et de bonne coupe.Une option un peu plus chère mais fort appréciée consiste à prévoir quelques t-shirt en coupe femme (et pas juste des unisexes taille S). Je recommande la marque American Apparel ou Bella Fine Jersey T-Shirts et pas le style super-moulant. Fais en sorte que les t-shirts soient commandés 2 semaines avant l’événement. Prévois AU MOINS 10 jours de délais. N’oublie pas que des choses mystérieuses se passent dans le processus de livraison. Relance régulièrement ton fournisseur si tu veux être sur de recevoir tes t-shirts à temps.
- Monsieur Wifi : Les participants voudront une connexion wifi. Elle sera même indispensable pour certaines présentations. Pour garantir cet accès, tu auras besoin d’une bonne connexion internet et de plusieurs routeurs pour gérer le traffic. Quelqu’un devra installer tout ça et s’assurer du bon fonctionnement durant tout le BarCamp.
7. Trouve un emplacement. Oui, on pourrait croire que cette étape est prioritaire aux autres citées précédemment mais il est fort probable que tu en trouves un facilement. Tu as de bonnes chances de trouver un emplacement grâce au réseau d’un des organisateurs ou d’un participant particulièrement motivé. Cependant, si à ce stade, rien n’a encore été prévu, il est temps de s’en occuper plus sérieusement. Les emplacements les plus adaptés semblent être des bureaux ou des salles de réunions mais le plus important est de trouver un local adapté. Le sponsor qui mettra à disposition des locaux devra comprendre le phénomène BarCamp et saisir ce qu’il a à gagner en s’exposant au public d’un BarCamp. (c’est pourquoi il est important que le sponsor ait réellement intérêt à s’exposer à la foule de barCampers). Tu dois aussi obtenir ces locaux gratuitement. Crois-moi, devoir payer pour un local (mis à part l’assurance ou un forfait nettoyage), c’est une usine à gaz dont tu n’as vraiment pas besoin.
8. Une fois que tu as trouvé l’emplacement, parles-en dans la blogosphère ! Fais un second article avec comme prétexte la confirmation que tu as la salle. N’ai aucune gêne pour faire parler de l’événement : le plus important dans un BarCamp, c’est de faire venir les bonnes personnes.
9. Fais des listes avec toutes les petites choses auxquelles tu devras penser : Projecteurs, papiers, marqueurs, stylos, étiquettes pour les noms, mouchoirs en papier, sac poubelles, papier toilette, produits de nettoyage, gadgets de cuisine pour le petit-déj/repas de midi, bacs à glaçons, poubelles, etc. Publies la liste sur le wiki et encourage les participants à en ramener ou à mettre à disposition le plus possible. Il est toujours beaucoup plus intéressant d’emprunter plutôt que d’acheter.
10. Prépare la dernière ligne droite : Envoies un email de rappel env. 3-5 jours avant l’événement et un autre la veille. Demande aux gens de se désinscrire s’il ne viennent pas afin que tu puisses anticiper le nombre de participants. Prévois env. 20-30% de désistement. Fais en sorte d’être BIEN REPOSE avant l’événement. Au moins pendant la première moitié de l’événement, tu seras un peu sous pression. Tu devras accueillir les gens, donner des consignes et faire en sorte que les gens se mettent à parler. Une fois que la glace est brisée, tu peux laisser les choses se faire – Et apprécier ton boulot !
Quelques conseils supplémentaires :
- Logo – N’oublies pas que chaque couleur en plus dans ton logo engendre un coût supplémentaire dans la fabrication du t-shirt, ce qui a un impact non-négligeable sur le prix. Penses-y lorsque tu crées ton logo.
- Les réunions ne sont pas indispensables. A moins que vous ayez tous besoin de visiter la salle ou que vous deviez échanger des choses en personnes, discutez plutôt en ligne, c’est largement suffisant.
- Respectez les co-organisateurs. Je ne le répéterai jamais assez. Respectez leur temps, et appréciez leur contribution. Vous êtes tous volontaires.
- Si tu n’aimes pas gérer les détails, confie cette mission à quelqu’un qui le fera.
- En parlant des détails, n’oublie pas de désigner plusieurs personnes pour gérer le débarassage des ordures et le nettoyage le jour de l’événement. Oui, ce n’est pas très glamour, mais quelqu’un doit le faire.
- Ne compliques pas inutilement les choses. Ne laisse pas les autres compliquer les choses. C’est parfois plus difficile qu’on le pense. Les gens ont des tonnes d’idées les unes plus cooles que les autres pour rendre ton BarCamp inoubliable. C’est une très bonne chose tant que cela ne gêne pas les organisateurs. Assures-toi que les choses soient bien faites dans l’ordre des priorités. Une fois que tout est réglé concernant le local, les t-shirts, la nourriture et les sponsors, les gens pourront se lâcher mais pas avant.
- Ne sollicite pas le service comptable d’un des participants. C’est trop compliqué. Règle tout en cash ou utilise un compte Paypal spécial. Tu n’as pas envie de gérer l’argent en trop en fin de la journée. C’est bien plus simple que les gens sponsorisent directement la location des chaises, le repas, etc. sans que l’argent transite par toi.
- Annonce les tags à utiliser sur Flickr lors de l’événement. Ainsi il sera plus facile de retrouver les photos de chacun par la suite.
- Encourage tous les participants à s’investir et à rester investis.
- Ne sois pas trop laxiste en ce qui concerne la règle du « tout le monde doit participer ». Il ne suffit pas d’être présent : il s’agit de transfert de connaissance. Explique bien que ce n’est pas juste un truc technique - les échanges ne seront riches que s’ils sont bien préparés.
- N’oublies pas d’enroler des volontaires pour la mise en place et le nettoyage. N’aie pas peur de demander un coup de main aux personnes présentes. Distribue le travail et tout avancera beaucoup plus vite.
- N’oublies pas : C’est sensé être sympa et amusant. Fais en sorte que cela le reste.
Share this
Tags: évènementiel,
barcamp,
organisation,
rencontre,
tutoriel
Derniers commentaires